Trabalho híbrido expõe passivo de documentos físicos nas empresas
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Se por um lado, a digitalização dos processos favoreceu o trabalho remoto durante a pandemia, a segurança passou a ser motivo de preocupação para boa parte dos gestores, com o surgimento do modelo híbrido de trabalho e o início das punições previstas pela LGPD ainda em 2021.
Uma pesquisa recente, realizada pela Robert Half, consultoria de recrutamento especializado, apontou que 95% dos executivos pretendem manter, mesmo após o fim da crise sanitária, um regime híbrido de trabalho, que alterna momentos no escritório e outros à distância.
Uma das principais dificuldades trazidas por esse modelo é o gerenciamento do passivo de documentos físicos, aqueles que não puderam ser descartados ou digitalizados. O “arquivo morto” dos escritórios, além de ocupar espaço, põe em risco as informações sigilosas que ficam expostas sem qualquer critério de proteção, podendo ser acessadas, violadas ou até extraviadas durante o rodízio de circulação das equipes nas dependências da empresa.
Por outro lado, com parte do time trabalhando de forma presencial, alguns critérios para acesso irrestrito à nuvem precisam ser estabelecidos. A pergunta que resta é: se eu digitalizar todos os arquivos, posso simplesmente descartar os documentos físicos que restaram? Apesar de parecer simples, responder essa pergunta envolve uma série de variáveis.
De acordo com a Lei nº 12.682/2012, que estabeleceu a mesma validade jurídica dos documentos físicos para as versões digitais, alguns requisitos precisam ser observados nessa transição, entre eles a inclusão de assinatura digital com certificado no padrão ICP-Brasil, além dos critérios de cor, formato, metadados e resolução.
Apenas após cumpridos todos os requisitos, as cópias físicas podem ser descartadas. No entanto, atender todas essas regulamentações não é tarefa fácil e exige o apoio de um serviço especializado. Seja para gerenciar o passivo de documentos físicos ou digitalizar e armazenar os digitais, não se trata mais apenas de organização ou facilidade.
Essa migração passa a ser mais urgente em um modelo de trabalho que precisa unir o meio físico e digital de forma segura e, ao mesmo tempo, acessível, para que o fluxo não seja interrompido.
A mudança deve começar a partir da captura e digitalização desses documentos de forma descentralizada, para que os registros sejam gerenciados de maneira mais eficiente durante todo o seu ciclo de vida, principalmente quando estiverem próximos do seu descarte, automatizando o processo de destruição.
No caso dos documentos físicos, se faz necessário um mapeamento dos processos, para conhecer as falhas e criar um método para classificar esses documentos e até mesmo rever suas políticas e procedimentos de gerenciamento e acesso aos registros já existentes. Os objetivos são: garantir a implementação de práticas que tragam maior eficiência para a gestão de documentos e para que a empresa saiba exatamente quais informações estão em seu poder, onde estão e quem pode acessá-las, para, então, pensar em digitaliza-las.
Fazer isso de uma hora para a outra ou até mesmo com recursos internos não é factível nem seguro. Por essa razão, o primeiro passo para as empresas que possuem um passivo de documentos físicos e pretendam adotar o regime híbrido de trabalho é buscar uma parceria especializada que possa assumir essa gestão sem prejuízo ao andamento das atividades.
Essa crise pode passar, mas terão outras. Assim, o futuro é um assunto que precisa ser discutido agora para evitar que a falta de uma gestão adequada impeça a realização de novos negócios, cujo impacto vai além do financeiro.
